Objektgruppen ändern

Das Modul Object groups der BeeCollect Toolbox bietet die Option zentrale Angaben für eine Gruppe von Sammlungsobjekten zu verändern. Dies beinhaltet Angaben zu Künstlern, Werten, Maßen und Sammlungsbereichen. Außerdem können im Modul Object groups alle Vorschaubilder für eine Gruppe von Objekten exportiert werden. 

Sollen einer größeren Anzahl von Sammlungsobjekten identische Werte, Maßangaben, Künstler oder Sammlungsbereiche zugeordnet werden, oder benötigen Sie für mehrere Objekte die Vorschaubilder, so können dies Aufgaben über das Modul Object group sehr einfach durchgeführt werden.

Das Modul greift dabei auf Objektgruppen zurück, die vorher in MuseumPlus angelegt und mit Objekten gefüllt worden sind. Das ist in MuseumPlus recht einfach über die Suchfunktion möglich. Anschließend kann dann in der BeeCollect Toolbox die eigentliche Massendatenänderung vorgenommen werden.

Objekte auswählen

So definieren Sie die Objekte, bei denen Änderungen durchgeführt werden sollen

Der erste Schritt, um Änderungen an mehreren Objekten gleichzeitig durchzuführen ist, diese in MuseumPlus in einer Objektgruppe zusammenzuführen. Das Modul Objektgruppen in MuseumPlus bietet allerdings nur vergleichbar eingeschränkte Möglichkeiten, um Änderungen an mehreren Objekten gleichzeitig durchzuführen. Darunter fallen z.B. Änderungen des aktuellen Standorts oder von Feldinhalten in einfachen Feldern oder Wiederholfeldern.

Um die deutlich darüber hinaus gehenden Funktionen der BeeCollect Toolbox zu nutzen, muss die in MuseumPlus vorhandene Objektgruppe zunächst im Modul Object groups der Toolbox geöffnet werden. Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor: 

  1. Geben Sie rechts im Suchbereich des Moduls Object group einen geeigneten Suchbegriff, z.B. den Namen der Objektgruppe im Feld Fulltext ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Start search.
  2. Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf die gewünschte Objektgruppe.

Die ausgewählte Objektgruppe wird nun im Arbeitsfenster des Moduls Object group angezeigt. 

Auf der Basis der geöffneten Objektgruppe können Sie nun für alle nachfolgenden Aktionen entscheiden, ob die Änderungen nur ausgewählte oder alle Elemente der Objektgruppe betreffen soll. 

Künstler hinzufügen

So ordnen Sie mehreren Sammlungsobjekten einen neuen Beteiligten zu

Das Modul Object group ermöglicht Ihnen, bei mehreren Objekten gleichzeitig den selben Künstler zuzuordnen. Um bei allen markierten Objekten der geöffneten Objektgruppe den gleichen Künstler oder Beteiligten hinzuzufügen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add artists direkt unter der Objektliste.
  2. Klicken Sie im neu ausgeklappten Bereich auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol rechts neben dem Feld Artist / participant
  3. Geben Sie im erscheinenden Dialogfenster Search artists / participants geeignete Kriterien in die Felder First name und Last name ein. 
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Search, um die vorbereitete Suche zu starten
  5. Markieren Sie in der Liste der Suchergebnisse den gewünschten Beteiligten.
  6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl,  indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

Der ausgewählte Beteiligte wird nun im Feld Artist / participant hinterlegt. Sie haben darüber hinaus Gelegenheit, wesentliche Eigenschaften der Beziehung zwischen dem ausgewählten Beteiligten und den markierten Ziel-Objekten zu definieren.  Dafür stehen Ihnen unter dem Feld Artist / participant folgende weitere Felder zur Verfügung:  

  • Role
    In diesem Feld können Sie die Art des Bezug, die zwischen dem ausgewählten Beteiligten und dem ihm zugeordneten Objekt besteht, angeben (z.B. "Ausführung" oder "Kopie nach").
  • Function
    In diesem Feld können Sie die Funktion, die der ausgewählte Beteiligte in Bezug auf das zugeordnete Objekt ausübt, spezifizieren (z.B. "Maler/In" oder  Bildhauer/In). 
  • Source
    In diesem Feld können Sie die Quelle der vorgenommenen Zuordnung ausweisen

Um abschließend dafür zu sorgen, dass die vorbereitete Zuordnung zwischen den ausgewählten Objekten und dem gewünschten Künstler auch in der MuseumPlus-Datenbank durchgeführt wird, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche OK unten rechts im Arbeitsfenster.

Werte zuweisen

So können Sie bei mehreren Objekten die gleichen Wertangaben einfügen.

Das Modul Object group ermöglicht Ihnen, Wertangaben für mehrere Objekte gleichzeitig zuzuweisen. Um bei allen markierten Objekten der geöffneten Objektgruppe die gleichen Wertangaben hinzuzufügen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Values direkt unter der Objektliste.
  2. Spezifizieren Sie im Feld Type des erweiterten Eingabebereichs die Art des Wertes (z.B. "Versicherungswert").
  3. Dokumentieren Sie im Feld Date den Beginn der Gültigkeit des genannten Wertes.  
  4. Geben Sie im Feld Value den Wertbetrag sowie im Feld rechts neben dem Feld Value die gewünschte Währung ein..
  5. Tragen Sie bei Bedarf im Feld Value (foreign curr.)  den Betrag noch einmal in einer relevanten Fremdwährung und ggf. im Feld rechts neben dem Feld Value (foreign curr.) die zugehörige Fremdwährung ein.
  6. Hinterlegen Sie optional im Feld Notes einen Kommentar zu dem aktuellen Werteintrag. 
  7. Definieren Sie im Kontrollkästchen Replace existing value, ob in der MuseumPlus-Datenbank bereits vorhandene Wertangaben des gleichen Werttyps durch die aktuelle Wertangabe ersetzt werden sollen.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK unten rechts im Arbeitsfenster, um die vorbereiteten Wertangaben in die MuseumPlus-Datenbank zu übertragen.

Die Wertangaben werden nun bei den ausgewählten Objekten in MuseumPlus hinterlegt. 

Maße hinzufügen

So ordnen Sie mehreren Objekten die gleiche Maßangabe zu

Das Modul Object group ermöglicht Ihnen, eine Maßangabe bei mehrere Objekte gleichzeitig zuzuweisen. Um bei allen markierten Objekten der geöffneten Objektgruppe die gleiche Maßangabe hinzuzufügen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 

  1. Legen Sie im Feld Type den Maßtyp fest (z.B. "Rahmenmaß").
  2. Definieren Sie im Feld Order die gewünschte Sortierkennzahl für den aktuellen Maßeintrag. 
  3. Geben Sie bei Bedarf im Feld Prefix einen Hinweis, der vor den Messwerten erscheinen soll, an.
  4. Tragen Sie in den Zahlenfeldern der Zeile Dimension die numerischen Messwerte ein. 
  5. Wählen Sie im Wortlistenfeld ganz rechts in der Zeile Dimension die zutreffende Maßeinheit (z.B. "cm")
  6. Geben Sie bei Bedarf im Feld Suffix einen Hinweis, der nach den Messwerten erscheinen soll, ein.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK unten rechts im Arbeitsfenster, um die vorbereiteten Maßangaben in die MuseumPlus-Datenbank zu übertragen.

Die Maßangaben werden nun bei den ausgewählten Objekten in MuseumPlus hinterlegt. 

Sammlungsbereich verändern

So verschieben Sie mehrere Objekte gleichzeitig in den selben Sammlungsbereich

Das Modul Object group bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Objekte gleichzeitig einem neuen Sammlungsbereich zuzuweisen. Um alle markierten Objekte der geöffneten Objektgruppe in einen neuen Sammlungsbereich zu verschieben, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Change collection direkt unter der Objektliste.  
  2. Wählen Sie im Listenfeld Select new task des erweiterten Eingabebereichs den Sammlungsbereich, der neu zugeordnet werden soll, aus. 
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK unten rechts im Arbeitsfenster, um die vorbereitete Veränderung des Sammlungsbereichs in die MuseumPlus-Datenbank zu übertragen.

Die Verschiebung in den neuen Sammlungsbereich wird nun bei den ausgewählten Objekten in MuseumPlus durchgeführt. 

Vorschaubilder exportieren

So exportieren Sie die Vorschaubilder für eine Gruppe von Objekten

Mit dem Modul Object groups können Sie die Vorschaubilder mehrerer Objekte gemeinsam exportieren. Um die Vorschaubilder für die markierten Objekte in ein Verzeichnis zu kopieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:  

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Export thumbnails direkt unter der Objekliste.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Ordner-Symbol rechts neben dem Feld Destination folder
  3. Wählen Sie im erscheinenden Explorer-Fenster das gewünschte Zielverzeichnis und bestätigen Ihre Auswahl mit OK
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK unten rechts im Arbeitsfenster, um die Vorschaubilder in das ausgewählte Zielverzeichnis zu übertragen.

Die Vorschaubilder der ausgewählten Objekte werden nun in das vorgegebene Exportverzeichnis übertragen.