In MuseumPlus werden Personen und Organisationen, die einen Bezug zur Entstehung von Sammlungsobjekten, Literaturbeiträgen oder Multimedia-Objekten wie Fotos oder Textbeiträgen haben, in einem separaten Modul gespeichert. Damit muss eine Person nur einmal erfasst werden, auch wenn es viele ihr inhaltlich zugeordnete Objekte, Literaturbeiträge oder Fotos gibt. Das verringert zum einen den Aufwand bei der Erfassung von Daten, zum anderen erhöht es die Qualität der Dokumentation durch Vermeidung redundanter Angaben.
Allerdings kommt es zum einen durch fehlerhafte Verwendung oder durch das Einspielen externer Datenbestände in MuseumPlus immer wieder dazu, dass die gleichen Personen oder Organisationen mehrfach erfasst werden. Diesen Zustand nachträglich in MuseumPlus zu bereinigen ist recht aufwändig, da bereits mit dem Personen bzw. Organisationsdatensatz verknüpfte Objekte, Literatureinträge oder Multimedia-Datensätze manuell neu verknüpft werden müssen, bevor der Datensatz gelöscht werden kann.
Das Modul Artist management hilft, diese Arbeitsschritte zu vereinfachen. Mit einer leistungsfähigen Suchfunktion werden zunächst doppelt eingegebene Datensätze identifiziert und danach mit wenigen Mausklicks bereinigt.
Doppelte Künstler/Beteiligte suchen
So finden Sie doppelt erfasste Künstler und Beteiligte
Zunächst müssen die Künstler und Beteiligten identifiziert werden, die möglicherweise doppelt in der Datenbank eingegeben worden sind. Dies erfolgt über eine Suche in den Feldern Vorname und Name des Moduls Artist management werden.
Folgende Suchoperatoren dürfen bei der Suche verwendet werden:
- Suchbegriff
Findet alle Datensätze, in denen der angegebene Suchbegriff im durchsuchten Feld an irgend einer Position enthalten ist. - Suchbegriff*
Der angegebene Suchbegriff muss am Anfang des durchsuchten Feldes stehen. - *Suchbegriff
Der angegebene Suchbegriff muss am Ende des durchsuchten Feldes stehen. - *
Da kein Suchbegriff angegeben worden ist, werden alle Datensätze als Treffer gewertet und angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass diese leere Suche lange dauern und zu einem sehr großen Suchergebnis führen kann.
Gestartet wird die Suche über die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol rechts neben den Suchfeldern. Anschließend wird das Suchergebnis in der darunterliegenden Liste angezeigt. Zu sehen sind neben dem Vorname und dem Namen des Künstlers/Beteiligten die Anzahl von Datensätzen, die im Modul Sammlung, Literatur oder Multimedia mit dieser Person verknüpft sind.
Doppelte Künstler vergleichen
So können Sie sich die Details der Künstler-Datensätze genauer ansehen
Hat die Suche doppelt erfasste Datensätze angezeigt, muss nun noch entschieden werden, welcher Datensatz erhalten und welcher gelöscht werden soll. Dies kann entweder parallel in MuseumPlus erfolgen, aber auch die BeeCollect ToolBox bietet über den Schaltknopf mit dem Listen-Symbol die Möglichkeit, sich Detailangaben zum markierten Künstler/Beteiligten zu zeigen.
So kann überprüft werden, welcher Datensatz sich inhaltlich in besserem Zustand befindet und erhalten werden soll. Änderungen an den Datensätzen selbst können über die BeeCollect ToolBox nicht durchgeführt werden. Eine ggf. erforderliche Übertragung von Inhalten aus einem Datensatz in einen anderen muss in MuseumPlus erfolgen.
Ersetzung vorbereiten
So definieren Sie die Tauschpartner für den Ersetzungsvorgang
Wenn Sie identifiziert haben, welchen Künstler/Beteiligten Sie erhalten wollen und welche aus der Datenbank entfernt werden sollen, teilen Sie das der Toolbox folgendermaßen mit:
- Markieren Sie in der Liste der Suchergebnisse den Kandidaten, der gelöscht werden soll.
- Betätigen Sie den Schaltknopf mit dem X-Symbol, um die gewählten Datensätze zur Liste der Löschkandidaten hinzuzufügen. Die markierten Datensätze werden dabei auch aus dem Suchergebnis entfernt.
- Markieren sie in der Liste der Suchergebnisse den Kandidaten, den Sie erhalten wollen.
- Betätigen Sie den Schaltknopf mit dem Haken-Symbol, um den markierten Datensatz als Ersetzungskandidaten festzulegen. Der entsprechende Datensatz wird dadurch auch aus dem Suchergebnis entfernt.
TIPP
Was Sie wissen sollten
Sie können übrigens weitere ergänzende Suchvorgänge durchführen, um etwa unterschiedliche (fehlerhafte) Schreibweisen eines Künstlers bei der Suche nach Dopplungen zu berücksichtigen.
Ersetzungsvorgang durchführen
So führen Sie den Ersetzungsvorgang zwischen den Tauschpartnern durch
Als letzter Schritt kann nun die eigentliche Ersetzung durchgeführt werden. Dabei werden alle Objekt-, Literatur- und Multimedia-Datensätze des verworfenen Künstlers dem bevorzugten Künstler zugewiesen. Alle Referenzattribute wie Rollen, Funktionen oder Sortierungen bleiben dabei standardmäßig erhalten. Allerdings können Sie auf Wunsch die Attribute der Beziehung zwischen dem Künstler und seinen neu zugewiesenen Sammlungsobjekten definieren. Setzen Sie dazu den Haken im Kontrollkästchen vor Set link details. Anschließend können Sie in folgenden Felder die Objekt-Künstler-Beziehung bearbeiten:
- Link type
In diesem Feld wählen Sie die Art des Bezugs zwischen dem Künstler und den neu zugewiesenen Objekten aus - Function / role
In diesem Feld legen Sie fest, welche Funktion der Künstler in Bezug auf die neu zugewiesenen Objekte ausübt. - Validation
In diesem Feld können Sie angeben, durch welche Quelle die Zuordnung zwischen dem Künstler und den neu zugewiesenen Objekten verifiziert werden kann. - Comments
In diesem Feld können Sie einen Kommentar zur Beziehung zwischen dem Künstler und den neu zugewiesenen Objekten hinterlegen
Sie können außerdem einstellen, dass die zu ersetzenden Künstler nach Beendigung des Ersetzungsvorgangs aus der MuseumPlus-Datenbank gelöscht werden. Setzen Sie dazu den Haken im Kontrollkästchen vor Delete persons organisations after replace. Mit dieser Einstellung wird nach der Ersetzung versucht, die nun unverknüpften Beteiligten zu löschen.
Hinweis
Was Sie wissen sollten
Manchmal schlägt das Löschen des Künstlers nach dem Ersetzungsvorgang fehl, weil es in der Datenbank noch nicht durch die BeeCollect ToolBox berücksichtigte Verknüpfungen zum zu löschenden Datensatz gibt. Das ist kein Grund zur Beunruhigung, sondern zeigt nur, dass die Datenbank sich automatisch vor Inkonsistenzen schützt. Schauen Sie in diesem Fall direkt in MuseumPlus nach, ob der entsprechende Künstler noch in einem anderen als den Modulen Sammlung, Literatur und Multimedia verwendet wird (beispielsweise im Modul Ereignisse).
Um den in der BeeCollect Toolbox vorbereiteten Ersetzungsvorgang abschließend in der MuseumPlus-Datenbank durchzuführen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Replace unten rechts im Arbeitsfenster.
BeeCollect Hilfe
Alle Hilfe-Themen zur BeeCollect Toolbox
- Installation
- Konfiguration
- Erste Schritte
- Suchen & Ersetzen
- Objektgruppen ändern
- Künstler/Beteiligte ändern
- XML exportieren
- Support
- Datenschutz /-sicherheit
- Lizenz und Haftung