XML exportieren

Das Modul Export XML bietet die Möglichkeit, Daten aus MuseumPlus als XML zu exportieren. Dabei lassen verschiedene Optionen die Anpassung des generierten XML an den geplanten Verwendungszweck zu. So kann beispielsweise die Benennung von Tags und die Codierung der Quelldaten bestimmt werden.

Ein denkbarer Anwendungsfall für den XML-Export aus MuseumPlus  ist der Datenaustausch mit anderen Institutionen, um beispielsweise alle relevanten Objektdaten zu einer Ausstellung oder Leihe strukturiert zu übermitteln. Das Modul Export XML stellt aber auch eine wertvolle Hilfe dar, um Daten für Portalsysteme z.B. im LIDO-Format bereitzustellen. Für die Datenbereitstellung im Rahmen des Projekts Europeana existiert etwa in Form des MINT-Tools bereits ein Werkzeug, um das aus der BeeCollect Toolbox stammende XML in die Zielformate LIDO oder EDM zu transformieren.

Die Auswahl der zu exportierenden Daten erfolgt dabei auf zwei Ebenen:

  • Selektion eines Sammlungsbereichs oder einer Objektgruppe zur Definition der zu exportierenden Objekte
  • Definition der für jedes Objekt zu exportierenden Datenfelder

Auf diese Weise ist es möglich, Exporte durchzuführen, die genau nur die Daten enthalten, welche für den jeweiligen Verwendungszweck notwendig sind.

Einmal erstellte Export-Definitionen lassen sich in der BeeCollect Toolbox speichern, um beispielsweise regelmäßige Exporte zu ermöglichen.

Konfiguration öffnen

Starten Sie eine neue Konfiguration oder arbeiten Sie mit einer bestehenden Konfiguration weiter

Wenn Sie das Modul Export XML aufrufen, öffnet sich dieses zunächst ohne Eingabefelder- und formulare. Damit Sie die erforderlichen Angaben für den gewünschten XML-Export eintragen können, müssen Sie eine Konfiguration öffnen. Dafür stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Eine neue Konfiguration anlegen

Um eine neue Konfiguration anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol oben rechts im Programmfenster. In der Ansicht Settings des Moduls Export XML wird nun ein Eingabeformular angezeigt. Auch die beiden Ansichten Mapping und Export sind nun aktiv gesetzt. Den neu angelegten Konfiguration mit Ihren Änderungen können Sie speichern, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol oben rechts im Programmfenster klicken. Beim erstmaligen Speichern einer neuen Konfiguration müssen Sie  in einem Explorer-Fenster den Dateinamen und das Zielverzeichnis der Konfigurationsdatei angeben. Alle nachfolgenden Speicheraktionen werden ohne weitere Rückfrage in der ursprünglich ausgewählten Datei durchgeführt.


Eine bestehende Konfiguration auswählen 

Wenn bereits eine Konfiguration vorhanden ist, die nun weiter bearbeitet werden soll, so kann die zugehörige Konfigurationsdatei im Modul Export XML aufgerufen werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol oben rechts im Programmfenster und wählen Sie die gewünschte Datei aus dem erscheinenden Explorer-Fenster. Nach dem Öffnen der Konfigurationsdatei stehen die gespeicherten Einstellungen in den Ansichten Settings und Mapping zur Bearbeitung bereit. Alle Änderungen können wieder durch die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol gespeichert werden. Diese werden ohne Rückfrage in die bestehende Konfigurationsdatei geschrieben.

Exportdatei auswählen

So legen Sie Dateiname und Zielverzeichnis der Exportdatei fest

Für jeden Export muss festgelegt werden, in welche Datei und auf welche Art der Export erfolgen soll. Diese Einstellungen werden in der Rubrik File options der Ansicht Settings vorgenommen.

Die Auswahl des Zielverzeichnisses erfolgt im Feld Destination folder, in das ein gültiger Pfad entweder manuell eingetragen oder über den rechts neben dem Feld befindlichen Schaltknopf ausgewählt werden kann. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass ein Export durchaus mehrere hundert Megabyte Speicherplatz beanspruchen kann - es sollte daher ein Zielverzeichnis mit ausreichenden Speicherplatz-Reserven ausgewählt werden.

Zusätzlich kann zwischen folgenden Schreibmodi gewählt werden:

Write all objects into one file

Alle zu exportierenden Daten werden in eine XML-Datei geschrieben. Der Name der zu erstellenden Datei wird über das Feld File name festgelegt.

Bei dieser Option enthält das entstehende XML keine Redundanzen - jede exportierte Information (Objekt, Künstler, Literatur etc.) ist genau nur einmal enthalten. Allerdings kann die entstehende Datei sehr groß werden, was beim späteren Import zum Beispiel in web-basierenden Systemen zu Problemen führen kann, da dort häufig eine Maximalgröße von hochzuladenden Dateien definiert ist.

Write each object into a separate file

Für jedes exportierte Objekt wird eine eigene XML-Datei angelegt. Als Dateiname wird dabei automatisch die Datensatznummer des jeweiligen Objektes verwendet.

Jede einzelne XML-Datei ist dabei inhaltlich konsistent, enthält also auch alle zum Objekt exportierten Referenzen (Künstler, Literatur etc.). Dadurch kann jede XML-Datei einzeln in einem Zielsystem importiert werden. Allerdings kommt es unter Umständen über alle XML-Dateien zu Redundanzen, da bestimmte Künstler, Literatureinträge und andere Referenzen möglicherweise für mehrere Objekte mehrfach exportiert werden müssen. Es ist dann beim Import im Zielsystem mit Hilfe der im Export enthaltenen Schlüssel dafür zu sorgen, dass es hier nicht zu doppelt angelegten Datensätzen kommt.

Write groups of objects

Über das Feld Chunk size kann festgelegt werden, wieviele Objekte jeweils in eine Datei geschrieben werden sollen. Dadurch kann die Größe der entstehenden XML-Dateien gesteuert werden. Der Name der zu erstellenden Datei wird über das Feld File name festgelegt, entstehen während des Exports mehrere Dateien, erhalten diese im Dateinamen ein numerisches Suffix entsprechend der Reihenfolge ihrer Erzeugung. Jede einzelne XML-Datei ist dabei inhaltlich konsistent. Es gelten hier die gleichen Hinweise wie bei der Option Write each object into a separate file.

Objekte auswählen

So definieren Sie, welche Menge von Sammlungsobjekten exportiert wird.

In der Rubrik Select options der Ansicht Settings stehen für die Auswahl der zu exportierenden Objekte folgende Optionen zur Verfügung:

  • All objects
    Alle Objekte des Moduls Sammlung werden exportiert. Es ist zu beachten, dass die Auswahl dieser Option (abhängig von der Menge der gewählten Datenfelder und der Auswahl der weiteren Optionen zu sehr großen XML-Dateien führen kann.
  • Collection / task
    Alle Objekte der gewählten Sammlung / Aufgabe werden exportiert.
  • Object group
    Alle Objekte der gewählten Objektgruppe werden exportiert.

 Ein Hinweis zu gelöschten Datensätze: Diese werden bei keiner der oben genannten Optionen mit exportiert.

XML-Optionen festlegen

So definieren Sie verschiedene Eigenschaften der zu exportierenden XML-Struktur

In der Rubrik Export options der Ansicht Settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die Einfluss auf die erzeugt XML-Struktur nehmen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Use indentation

Diese Option sorgt dafür, dass das exportierte XML-Dokument vertikal und hierarchisch gegliedert wird. Elemente der gleichen Ebene werden dabei durch einen Zeilenumbruch voneinander getrennt, Elemente einer tieferen hierarchischen Ebene werden darüber hinaus im Vergleich zur übergeordneten Ebene ein Stück weiter nach rechts eingerückt. Diese Option macht das XML-Dokument übersichtlicher und besser lesbar.

Include empty fields

Bei Auswahl dieser Option werden auch leere Datenfelder exportiert. Dies kann für den Datenabgleich mit entfernten Systemen wichtig sein, um beispielsweise zu übermitteln, dass ein früher gefülltes Feld jetzt leer ist. Für den Export in Portalsysteme, bei denen oft vorhandene Inhalte komplett überschrieben werden, kann diese Option deaktiviert werden, was zu deutlich kleineren XML-Exporten führt.

Use generic tag names

Ist diese Option nicht gesetzt, werden im entstehenden XML einheitliche Tag-Namen verwendet, um Module, Gruppen und Werte zu kennzeichnen. Die jeweils individuellen Bezeichnungen für Module, Gruppen und Felder werden dabei als XML-Attribut übermittelt. Das sorgt für eine aufgeräumte, sehr einheitliche XML-Struktur. In einigen Zielsystemen kann es jedoch von Vorteil sein, eine weniger einheitliche Struktur mit mehr individuellen Tag-Namen zu verwenden. In diesem Fall ist diese Option anzukreuzen. Es werden dann die internen Bezeichnungen für Module, Gruppen und Felder als Tag-Namen verwendet, die in MuseumPlus jeweils eindeutig sind und daher ebenfalls für Eindeutigkeit bei den Tag-Bezeichnungen sorgen

Generate short references

Durch setzen dieser Option wird für jede zu exportierende Referenz aus vordefinierten Kernfeldern des jeweils referenzierten Moduls ein Kurztext als Referenzinformation übermittelt. Auf diese Weise ist im exportierten XML direkt an der Position der exportierten Referenz neben dem numerischen Schlüssel eine human les- und interpretierbare Information zu finden.

Export content as CDATA

Mit dieser Option legen Sie fest, dass Feld-Inhalte aus MuseumPlus als CDATA-Abschnitte exportiert werden. Durch den Export von CDATA-Abschnitten verhindern Sie, dass Feldinhalte von einem Parser als Markup-Zeichen interpretiert und entsprechend verarbeitet werden. 

Datenfelder auswählen

So definieren Sie, welche Felder exportiert werden sollen

Um den Export mit Daten zu füllen, müssen Sie in die Ansicht Mapping des Moduls Export XML wechseln. Klicken Sie dazu auf den Reiter Mapping oben links im Arbeitsfenster.  Die Ansicht Mapping gibt Ihnen Gelegenheit die zu exportierenden Datenfelder entlang einer Baumstruktur auszuwählen. Der Baum ist nach folgenden Kategorien hierarchisch gruppiert:

Modul Sammlung

Jeder Export basiert zunächst auf einer Auswahl von zu exportierenden Objekten aus dem Modul Sammlung, daher bildet dieses den Kern des Exports.

  • Core fields
    Alle Grunddatenfelder des Moduls Sammlung.
  • Multiple fields
    Alle konfigurierten Wiederholfelder des Moduls Sammlung.
  • References
    Alle Referenzen, die das Modul Sammlung zu anderen Modulen enthält.

Modul A

Ein beliebiges erstes Modul, welches eine Verknüpfung zum Modul Sammlung enthält

  • Core fields
    Alle Grunddatenfelder des Moduls A
  • Multiple fields
    Alle konfigurierten Wiederholfelder des Moduls A

Modul B

...

Folgende Zusammenhänge verbergen sich hinter den genannten Feldarten: 

  • Grunddaten-Felder (Core fields)
    Hier werden alle Text, Zahlen- und Datumsfelder aufgelistet, die sich direkt im jeweiligen Modul befinden und eine Beschriftung haben, also sichtbar sein sollten. Exportiert wird dabei grundsätzlich der im entsprechenden Feld angezeigte Wert oder Text, es wird zunächst nicht berücksichtigt, ob es sich um ein Thesaurus oder Wiederholfeld handelt.
  • Wiederholfelder (Multiple fields)
    Dieser Zweig des Baumes listet alle konfigurierten Wiederholfelder des jeweiligen Moduls auf. Grundsätzlich kann dabei ein Grunddatenfeld, dessen Wiederholfeld aktiv ist, sowohl als Grunddatenfeld als auch als Wiederholfeld gewählt werden. Wirkung zeigt dabei jedoch nur die Auswahl des Wiederholfeldes - bei doppelter Auswahl werden immer die Inhalte des Wiederholfeldes und nicht das dazugehörige Grunddatenfeld exportiert.
    Wiederholfelder werden als Gruppe exportiert, wobei jeder Wiederholfeldeintrag eine für die jeweilige Gruppe und den Export eindeutige Sequenznummer zugewiesen bekommt.
  • Referenzen (References)
    Als Referenz zählen einfache Verknüpfungen zu anderen Modulen (z.B. eine Adressverknüpfung als Leihgeber), Mehrfachverknüpfungen zu anderen Modulen (z.B. Künstler oder Literatureinträge) sowie Werteauflistungen (Maße oder Provenienzeinträge). Referenzen können dabei Text-, Datums- und Zahlenfelder enthalten, die direkt für den Export ausgewählt werden können.
    Einige Referenzen enthalten auch Schlüssel, die auf Datensätze innerhalb eines anderen Moduls verweisen. In diesem Fall werden die auf diese Weise referenzierten Datensätze für den Export vorgemerkt und im Anschluss an den Export der Sammlungsobjekte in die aktuelle XML-Datei exportiert. Unter den zusätzlichen Export-Optionen kann über die Option Generate short references zusätzlich definiert werden, dass für Schlüssel im XML-Export an der entsprechenden Stelle eine Kurzreferenz als Text eingefügt werden soll.
    Zu beachten ist, dass ein Export nur dann "vollständig" ist, wenn im Fall einer gewählten Referenz im Modul Sammlung auch Datenfelder aus dem referenzierten Modul ausgewählt werden. Andernfalls wird nur der jeweilige Schlüssel und ggf. eine Kurzreferenz exportiert, jedoch keine Details zum referenzierten Datensatz

Export durchführen

So starten Sie den Datenexport in die XML-Datei

Um den XML-Export abschließend durchzuführen, müssen Sie in die Ansicht Export des Moduls Export XML wechseln. Klicken Sie dazu auf den Reiter Export oben links im Arbeitsfenster. Starten Sie den Exportvorgang, indem Sie die Schaltfläche Start unten rechts im Arbeitsfenster betätigen. Der Status der einzelnen durchgeführten Exportschritte wird im Anzeigebereich der Ansicht Export protokolliert.