Konfiguration

Die Einrichtung der BeeCollect Toolbox erfordert nur einige wenige Schritte. Hier erläutern wir, welche Vorbereitungen Sie treffen müssen, um mit der Arbeit zu beginnen.  

Die produktive Arbeit mit der BeeCollect Toolbox setzt eine aktive Verbindung zu einer MuseumPlus-Datenbank voraus. Im folgenden zeigen wir Ihnen, wie diese Verbindung eingerichtet werden kann.

Einrichten einer Datenbankverbindung

So stellen Sie den Zugriff auf die MuseumPlus Datenbank her

Die meisten Module der BeeCollect Toolbox funktionieren nur mit einer aktiven Verbindung zu einer MuseumPlus-Datenbank, daher müssen Sie zuerst mindestens eine solche Verbindung konfigurieren und aufbauen. Wählen Sie dazu aus dem Menü (erreichbar über den Menü-Knopf ganze oben rechts) das Modul Connection.

Wählen Sie zunächst aus dem Menü (erreichbar über den Menü-Knopf ganze oben rechts) das Modul Connection

Nach der Installation der BeeCollect Toolbox sind zunächst noch keine Datenbank-Verbindungen konfiguriert. Eine neue Verbindung kann über den +-Knopf in der Symbolleiste oben rechts angelegt werden. Im unteren Teil des Bildschirms wird jetzt eine Eingabemaske für die Verbindungsdetails angezeigt.

Im Einzelnen sind folgende Angaben notwendig:

  • Connection name
    Name der Datenbank-Verbindung. Diese Bezeichnung kann frei gewählt werden und dient der Identifikation, falls mehrere MuseumPlus-Datenbanken im Einsatz sind (zum Beispiel eine Test- und eine Produktivdatenbank)
  • Standard connection
    Soll die gerade bearbeitete Verbindung beim Start der BeeCollect Toolbox automatisch hergestellt werden, muss hier ein Häkchen gesetzt werden. Nur eine Verbindung kann als Standardverbindung gekennzeichnet werden.
  • Available for all users
    Soll die gerade bearbeitete Verbindung für alle Benutzer der BeeCollect Toolbox an diesem Computer sichtbar sein, muss hier ein Häkchen gesetzt werden.

Die folgenden Angaben können entweder manuell angegeben werden oder aus einer existierenden MuseumPlus-Installation importiert werden. Dazu befindet sind rechts neben dem Feld Server ein Schaltknopf, über den aus der Applikationsdatei MuseumPlus.mde, die sich meist im Verzeichnis C:\MuseumPlus befindet, alle Verbindungsinformationen ausgelesen werden können.

  • Database type
    Typ des Datenbank-Servers. Momentan unterstützt die Toolbox nur den Microsoft SQL Server. 

  • Server
    Vollständiger Name des Servers (und der Datenbankinstanz, falls notwendig). Typischerweise entspricht diese Bezeichnung dem DNS-Namen, unter dem der Server, auf dem die Datenbank läuft, erreichbar ist. Ggf. muss dieser DNS-Name noch durch den Namen der Datenbankinstanz ergänzt werden, auf der die MuseumPlus-Datenbank installiert wurde. Typische Bezeichnungen sehen zum Beispiel so aus:

    Server01:
    Server = "Server01", keine Datenbank-Instanz angegeben.

    Server01\SQL2008:
    Server = "Server01", die MuseumPlus-Datenbank läuft dort in der Instanz "SQL2008".

    192.168.1.100:
    Server mit der IP-Adresse "192.168.1.100", keine Datenbank-Instanz angegeben.

  • Database
    Der Name der Datenbank. In vielen Fällen heißt die Datenbank einfach nur MUSEUMPLUS oder museumplus_produktiv oder ähnlich. Manchmal kommt auch ein etwas aufwändigeres Benennungsschema zum Einsatz, wie z.B. mp_neustadt_kunstmuseum_50.
  • Username
    Der Name des Benutzerkontos auf dem SQL-Server, mit dem die Verbindung hergestellt werden soll. Oft existiert in der Benutzerverwaltung des MS SQL Server ein extra Benutzerkonto, welches ausschließlich für den Zugriff auf die MuseumPlus-Datenbank vorgesehen ist. In diesem Fall sollte dieses Benutzerkonto hier eingetragen werden. Ansonsten kann auch jeder andere SQL-Server-Benutzer verwendet werden, der Lese- und Schreibrechte auf die MuseumPlus-Datenbank besitzt.
  • Password
    Das Kennwort des o.g. SQL-Server-Benutzers. Ist kein Kennwort festgelegt, muss dieses Feld leer bleiben. Ein Hinweis zur Datensicherheit: Das Kennwort wird in der Konfiguration der BeeCollect Toolbox verschlüsselt gespeichert und kann dadurch keinesfalls durch Dritte ausgelesen und verwendet werden.

Testen einer Datenbankverbindung

So stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf die Datenbank funktioniert

Nach der Eingabe der Verbindungsdetails kann die Verbindung getestet werden. Dies erfolgt über den Schaltknopf Test connection. Dabei werden nacheinander vier Voraussetzungen überprüft, die erfüllt sein müssen, um mit der Toolbox auf der Datenbank arbeiten zu können.

  • Checking database connection
    Es wird versucht, den Datenbankserver zu erreichen, sich mit dem angegebenen Benutzer anzumelden und die angegebene Datenbank zu öffnen. Schlägt dieser Test fehl, sind oft die Angaben zum Server, der Datenbankname oder die Angaben zum Benutzer fehlerhaft. Auch können zu restriktive Firewalleinstellungen oder falsch eingestellte Benutzerrechte auf dem SQL-Server den erfolgreichen Aufbau einer Verbindung verhindern.
  • Checking toolbox module
    Wird die BeeCollect Toolbox zum ersten Mal mit einer MuseumPlus-Datenbank verbunden, muss sie zunächst in der Konfiguration der MuseumPlus-Datenbank ein neues Modul mit der Bezeichnung BeeCollect Toolbox anlegen. Dieses Modul wird später dazu verwendet, Windows-Benutzern, die mit der Toolbox arbeiten sollen, Zugriffsrechte innerhalb MuseumPlus einzuräumen. Das Anlegen des Moduls kann direkt während des Verbindungstests vorgenommen werden.
  • Checking user login
    Es wird überprüft, ob der Windows-Benutzer, mit dem Sie momentan auf Ihrem Computer angemeldet sind, in MuseumPlus einem MuseumPlus-Benutzer zugeordnet werden kann. Diese Zuordnung erfolgt in MuseumPlus über das Modul Mitarbeiter. Tragen Sie dort beim gewünschten MuseumPlus-Benutzer im Feld UIDS den Benutzernamen des entsprechenden Windows-Benutzer ein.
  • Checking user rights
    Bevor man sich mit seinem Windows-Benutzer über die Toolbox an MuseumPlus anmelden kann, muss dem MuseumPlus-Benutzer noch das Modul BeeCollect Toolbox (mit Schreibzugriff) zugewiesen werden. Auch das erfolgt direkt in MuseumPlus über das Modul Mitarbeiter und dort über die Registerkarte Module.

Speichern der Verbindung

So sichern Sie die Datenbankverbindung für die Wiederverwendung

Nach erfolgreichem Test sollten die Verbindungsdaten gespeichert werden, damit sie das nächste Mal nicht wieder neu eingegeben werden müssen. Dies erfolgt über den Speichern-Schaltknopf in der Symbolleiste oben rechts.

Aufbau der Verbindung

So stellen Sie die Verbindung zur Daatenbank her

Wurde die Verbindung als Standard connection definiert, wird sie beim nächsten Start der Toolbox automatisch hergestellt. Verbindungen können jedoch auch manuell hergestellt werden. Dazu wird einfach die gewünschte Verbindung in der Liste markiert und anschließend der Schaltknopf rechts neben dem Feld Connection name betätigt.

Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt ist, wird in der Statusleiste am unteren Fensterrand der Name der aktiven Verbindung und der Name des angemeldeten Benutzers angezeigt.