Suchen & Ersetzen

Das Modul Search & Replace bietet die Möglichkeit für Gruppen von Objekten in MuseumPlus ausgewählte Feldinhalte durch neue Inhalte zu ersetzen. 

Bei Textfeldern, die nicht mit einer fixen Wortliste oder einem Thesaurus hinterlegt sind, wird oft der gleiche Sachverhalt durch unterschiedliche Schreibweisen dokumentiert. Und bei der Menge der erfassten Daten ist unter Umständen auch der eine oder andere Schreibfehler nicht ausgeschlossen. All dies kann später zu Schwierigkeiten bei der Recherche und Ausgabe von Datensätzen führen.

Mit den Funktionen des Moduls Search & Replace können Sie in allen Textfeldern von MuseumPlus gezielt nach solchen Fällen suchen und diese bereinigen.

Achtung!

Bitte nehmen Sie den folgenden Hinweis zur Kenntnis

Die Bereinigung von Daten mit der BeeCollect Toolbox erfordert eine gute Kenntnis der Datenstruktur von MuseumPlus. Bitte beachten Sie, dass mit der BeeCollect Toolbox Feldinhalte ohne Rücksicht auf verknüpfte Thesauri oder fixe Wortlisten geändert werden. Das ist gewünscht, weil nur dadurch eine wirksame Datenpflege z.B. nach einer Datenmigration möglich ist. Die entsprechenden Funktionen sollten aber stets mit Vorsicht eingesetzt werden.

Zielfeld auswählen

So definieren Sie das Feld, in dem gesucht und ersetzt werden soll

Der erste Schritt zur Datenbereinigung besteht darin, das Feld auszuwählen, das  korrigiert werden soll. Diese Auswahl wird über die folgenden Eingaben getroffen:

Modul angeben

Im Feld Module wird angegeben, welches MuseumPlus-Modul das zu bearbeitende Feld enthält. Die Liste umfasst alle von der BeeCollect Toolbox momentan unterstützten Module.

Tabelle auswählen

Im Feld Table wird die Datentabelle ausgewählt, welche das zu bearbeitende Feld enthält.

Diese Information ist direkt in MuseumPlus nur schwer zu beschaffen. Ein Weg führt über die Tastenkombination <STRG>-I, gedrückt, wenn sich die Einfügemarke im entsprechenden Feld befindet. Es öffnet sich dann ein Informationsfenster, in dem unter anderen der interne Tabellenfeldname des Feldes angezeigt wird. Die ersten drei Buchstaben dieses Namens sind das Kürzel der entsprechenden Tabelle. Eine Übersetzung des Kürzels in den vollen Tabellennamen finden Sie hier.

Noch eine Information zu Wiederholfeldern im Modul Sammlung: Da sich alle Wiederholfeldeinträge in der gleichen Tabelle befinden, wird in der Tabellenliste für jedes aktivierte Wiederholfeld ein separater Eintrag für die Tabelle ObjMultiple angezeigt. Es werden dann nur Einträge aus dieser Tabelle angezeigt, die zum betreffenden Wiederholfeld gehören.

Datenfeld auswählen

Im Feld Field werden alle Text- und Memofelder der Tabelle zur Auswahl angeboten, und zwar unabhängig davon, ob in MuseumPlus die Eingabe in das Feld mit einer fixen Wortliste oder einem Thesaurus vokabularseitig beschränkt worden ist.

Der einzige Sonderfall sind Typenfelder: Für diese Felder ist später als neuer Wert nur einer der für das entsprechende Modul konfigurierten Typeneinträge zulässig, da sonst MuseumPlus nicht mehr korrekt funktionieren würde.

Filterkriterien setzen

So geben Sie Bedingungen für die Auswahl der zu bereinigenden Datensätze an

Im Modul "Search & Replace" können Sie die Auswahl der zu bereinigenden Datensätze nach unterschiedlichen Kriterien einschränken. Folgende Optionen stehen hierfür zur Verfügung:   

Objektgruppen auswählen

Im Feld Object group können Sie festlegen, dass die zu bereinigenden Datensätze, einer bestimmten Objektgruppe angehören sollen. Um eine entsprechende Auswahl vorzunehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 

  1. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor dem Feldnamen Object group
  2. Klicken Sie auf die Schältfläche mit dem Lupen-Symbol rechts neben dem Feld Object group
  3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster die gewünschte Objektgruppe entweder mit Doppelklick oder durch Markieren und Bestätigen mit der Schaltfläche Ok

Der Name der ausgewählten Objektgruppe ist nun im Feld Object group hinterlegt. 

Falls Sie diese Zuordnung wieder entfernen möchten, so klicken Sie bitte auf die Schaltfläche mit dem x-Symbol rechts neben dem Feld Object group.

Feldspezifische Eigenschaften definieren

In den Feldern Filter 1, Filter 2 und Filter 3 können Sie Datenbankfelder auswählen, bei denen Sie Kriterien für die Auswahl der Datensätze hinterlegen möchten. Um in einem dieser Auswahlfelder ein Kriterium angeben zu können, müssen Sie zuvor den Haken im Kontrollkästchen vor dem jeweiligen Feldnamen setzen. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus direkt auf das Kontrollkästchen. Anschließend können Sie im Auswahlfeld das gewünschte Filterfeld definieren. Im Eingabefeld rechts neben dem Auswahlfeld können Sie dann festlegen welchen Feldinhalt die Datensätze aufweisen sollen, damit Sie in die Auswahl mit einbezogen werden.   

Aufgabenzuordnung festlegen

Im Feld Tasks / Collections können Sie angeben, dass die auszuwählenden Datensätze aus einem oder mehreren Sammlungs- oder Aufgabenbereichen kommen sollen. Um einen entsprechenden Bereich auszuwählen klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor dem entsprechenden Namen. Wenn Sie an dieser Stelle keine Auswahl vornehmen, werden die passenden Datensätze aus allen Bereichen in die Auswahl übernommen. 

Suche durchführen

So führen Sie eine Suche gemäß der eingegebenen Kriterien durch

Um die Suche nach den Datensätzen, die den eingegebenen Kriterien entsprechen, auszuführen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Start. Die gefundenen Treffer werden unmittelbar im Formular Edit des Moduls Search & Replace aufgerufen. Sie werden im Bereich Search results des Formulars Edit in Gestalt einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

  • Value
    Zeigt alle distinkten Feldinhalte, die innerhalb der ausgewählten Datensatzmenge, im Zielfeld vorkommen.
  • Number of items
    Zeigt wie häufig ein bestimmter Feldinhalt innerhalb der ausgewählten Datensatzmenge vorkommt.

Unter der Liste der Suchergebnisse zeigt das Feld Total number of values die Anzahl der insgesamt gefundenen distinkten Feldinhalte

Hinweis

Bitte bedenken Sie folgenden Umstand

Mit den bis hierhin beschriebenen Aktionen im Modul Search & Replace werden keine Änderungen am Datenbestand vorgenommen. Insofern ist das Durchführen einer Suche ohne nachfolgendes Ersetzen auch sehr gut geeignet, um einen Überblick über das in einem Feld verwendete Vokabular zu gewinnen.

Sobald die Suchergebnisse angezeigt werden, sind die Kriterien, die Sie für die Suche eingegeben haben, nicht mehr zu sehen. Sie befinden sich jetzt im Formular Edit. Die eingegebenen Suchkriterien stehen aber im Hintergrund weiter zur Verfügung.  Wenn sie diese erneut aufrufen möchten, dann klicken Sie bitte auf die Schaltfläche mit der Aufschrift Search oben links über dem Arbeitsfenster. Sie befinden sich anschließend direkt wieder im Formular Search. Hier können Sie bei Bedarf Ihre Suchkriterien modifizieren und eine neue Suche durchführen. Um hingegen ohne neue Suche wieder zu den vorhandenen Suchergebnissen zurückzukehren, klicken Sie bitte oben links über dem Arbeitsfenster auf die Schaltfläche Edit.   

Feldinhalte ersetzen

So können Sie ausgewählte Feldinhalte gezielt modifizieren

Die Liste der Suchergebnisse bildet die Grundlage, um ausgewählte Feldwerte durch andere Inhalte zu ersetzen. Für das Ersetzen von Feldinhalten steht unten im Formular Edit der Bereich Action zur Verfügung. Standardmäßig ist dort die Einstellung Replace values aktiviert. Sofern der Punkt im entsprechenden Radio button gesetzt ist, kann mit Hilfe der Felder Old value und New value ein Ersetzungsvorgang definiert werden.

Um nun den Feldinhalt zu definieren, der ersetzt werden soll, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Liste der Suchergebnisse den Feldwert, der ersetzt werden soll. 
  2. Klicken Sie rechts neben der Trefferliste auf die Schaltfläche mit dem x-Symbol.

Der markierte Begriff wird nun in das Ersetzungs-Feld Old value übertragen. 

Um anschließend den Wert anzugeben, der den alten Inhalt ersetzen soll, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können zum Einen den gewünschten Wert einfach direkt im Feld New value eingeben. Zum Anderen können Sie hier auch wieder die List der Suchergebnisse als Grundlage verwenden.  Gehen Sie für diese zweite Variante bitte folgendermaßen vor:  

  1. Markieren Sie in der Liste der Suchergebnisse den Feldwert, der den alten Inhalt ersetzen soll
  2. Klicken Sie rechts neben der Trefferliste auf die Schaltfläche mit dem Haken-Symbol.

Der markierte Begriff wird nun in das Ersetzungs-Feld New value übertragen. 

Damit abschließend der in den Feldern New value und Old value definierte Ersetzungsvorgang durchgeführt wird, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Replace unten links im Arbeitsfenster. 

Objektgruppen erstellen

So speichern Sie Gruppen von Datensätzen für eine spätere Verwendung

Neben der Möglichkeit Feldinhalte zu ersetzen, bietet das Modul Search & Replace auch die Option, die gefundenen Datensätze zu einer Objektgruppe zusammenzustellen. Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss im  Bereich Action des Formulars Edit die Einstellung Create object group aktiviert werden. Dadurch werden die Felder Old value und New Value deaktiviert. Außerdem erscheint in der Liste der Suchergebnisse links neben den einzelnen Treffern eine zusätzliche Spalte mit Kontrollkästchen. Um zu erreichen, dass alle Datensätze mit einem bestimmten Feldinhalt in die Objektgruppe übernommen werden, setzen Sie bitte den Haken im Kontrollkästchen vor diesem Feldinhalt.  Dabei können Sie nur einen Wert, mehrere oder auch alle gefundenen Feldinhalte auswählen.

Damit die vorbereitete Objektgruppe mit allen Repräsentanten der ausgewählten Werte in MuseumPlus angelegt wird, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Create. Dadurch öffnet sich ein Dialogfenster, das Ihnen die folgenden drei Optionen zur Verfügung stellt: 

  • An bestehende Objektgruppen anhängen
    Diese Option ermöglicht Ihnen, die ausgewählten Datensätze an Objektgruppen anzuhängen, die bereits in MuseumPlus vorhanden sind. Markieren Sie dazu die gewünschte Objektgruppe in der Liste der angezeigten Kandidaten und klicken Sie unten im Dialogfenster auf die Schaltfläche Append to selected.
  • Bestehende Objektgruppen überschreiben
    Diese Option ermöglicht Ihnen, die ausgewählten Datensätze in eine bestehende Objektgruppe einzufügen und dabei die vorhandenen Datensätze zu löschen. Markieren Sie dazu die gewünschte Objektgruppe in der Liste der angezeigten Kandidaten und klicken Sie unten im Dialogfenster auf die Schaltfläche Overwrite selected.
  • Neue Objektgruppen anlegen
    Diese Option ermöglicht Ihnen, eine neue Objektgruppe anzulegen und die ausgewählten Datensätze dort einzufügen. Klicken Sie dazu unten im Dialogfenster auf die Schaltfläche Create new. Nehmen Sie anschließend im Feld Task des  erscheinenden Eingabebereichs New object group  die gewünschte Aufgabenzuordnung vor und geben Sie der neuen Objektgruppe im Feld Name eine Bezeichnung ein. Tragen Sie optional im Feld Comment noch eine Beschreibung für die Objektgruppe ein. Damit die neue Objektgruppe auch in MuseumPlus angelegt wird, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Create unten rechts im Dialogfenster.