BEECOLLECT MEDIASYNC

BeeCollect MediaSync läuft als Dienst im Hintergrund auf einem (Windows-basierten) Server und wird über die Benutzeroberfläche von BeeCollect Media konfiguriert und gesteuert.

Über BeeCollect MediaSync werden alle automatischen Vorgänge des Digital-Asset-Managements gesteuert.

Dateiimport und -zuordnung

Bilder und Dokumente mit Datenbank-Objekten verknüpfen

Die zu verknüpfenden Dokumente und Bilder können nach einer frei konfigurierbaren Systematik benannt werden. Als Identifikator für die Zuordnung zu den jeweiligen Datensätzen in MuseumPlus kann jedes zur eindeutigen Identifizierung eines Datensatzes geeignete Datenfeld dienen, zum Beispiel die Inventar- oder die Datensatznummer. Für die Zuordnung können - zum Beispiel für unterschiedliche Sammlungsbereiche - verschiedene Importprofile festgelegt werden, in denen alle notwendigen Regeln und Einstellungen konfiguriert werden.

Dateikonvertierung

Dateien in gewünschte Formate und Auflösungen konvertieren

Beim Import von Dateien können benutzerdefinierte Einstellungen für zusätzlich benötigte Formate,  Auflösungen und Metadaten vorgenommen werden. So können etwa Kopien eines Bildes in kleinerer Auflösung mit Wasserzeichen und vordefinierten Copyright-Angaben angelegt werden. Diese werden automatisiert beim Import erzeugt und gemäß vordefiniert Regeln abgelegt.

Dateiverwaltung

Dateien strukturiert ablegen

Für die Ablage der importierten Dateien können Verzeichnis-Schemata definiert werden. Die entsprechenden Verzeichnisse werden bei Bedarf automatisch erzeugt werden und die importierten Dateien in ihnen gespeichert.

Metadaten-Sychronisierung

Metadaten zwischen Datei und Datenbank-Objekt abgleichen

Die eingebetteten Metadaten der importierten Dokumente und Bilder können mit den Daten aus MuseumPlus synchronisiert werden. Die Synchronisation von Metadaten wie IPTC, EXIF oder XMP kann dabei in beiden Richtungen erfolgen, also aus den verknüpften Dokumenten in die Datenbank des CMS oder umgekehrt. So können sowohl die Daten in der Datenbank als auch die eingebetteten Metadaten unkompliziert auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Monitoring von Dateiverzeichnissen

Dateiverzeichnisse überwachen und automatisch aktualisieren

Für Bereiche der Verzeichnisstruktur, in denen Benutzer schreibenden Zugriff haben, in denen gleichzeitig aber mit dem CMS verknüpfte Dokumente abgelegt sind, lässt sich eine automatische Ordnerüberwachung aktivieren. Diese erkennt, wenn eine verknüpfte Datei umbenannt, verschoben oder gelöscht wird und aktualisiert die Datenbank des CMS entsprechend.